讓信息化建設(shè)成為提升勘察設(shè)計單位核心競爭力及創(chuàng)新能力的強勁引擎
——青島騰遠(yuǎn)設(shè)計事務(wù)所有限公司信息化經(jīng)驗介紹
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青島騰遠(yuǎn)設(shè)計事務(wù)所有限公司(以下簡稱騰遠(yuǎn))創(chuàng)立于1996年,是一家多元化、綜合性的工程實踐咨詢機(jī)構(gòu)。多年來專注于建筑工程設(shè)計、城市規(guī)劃設(shè)計、景觀園林設(shè)計、室內(nèi)設(shè)計、市政設(shè)計及工程咨詢等領(lǐng)域的專業(yè)服務(wù),為客戶提供系統(tǒng)和創(chuàng)新性的解決方案。除青島本部外,騰遠(yuǎn)已在煙臺、濟(jì)南、武漢、上海等地區(qū)設(shè)立了分支機(jī)構(gòu),業(yè)務(wù)范圍遍及全國乃至國外?,F(xiàn)匯聚專業(yè)人才一千余名,包括來自國內(nèi)外多元的教育背景、經(jīng)驗豐富、專注創(chuàng)新的建筑師、工程師、項目經(jīng)理等。近年來,騰遠(yuǎn)高度重視信息化建設(shè),取得了較大成績,2016年獲評中國勘察設(shè)計協(xié)會全國工程勘察設(shè)計行業(yè)“十二五”期間實施信息化建設(shè)先進(jìn)單位稱號。
隨著互聯(lián)網(wǎng)、通訊、計算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展,“互聯(lián)網(wǎng)+”正加速與各行業(yè)相互融合,騰遠(yuǎn)早已意識到信息化建設(shè)在企業(yè)經(jīng)營管理、項目管理、設(shè)計流程標(biāo)準(zhǔn)化、新技術(shù)應(yīng)用等方面的重要作用。然而受缺乏現(xiàn)有成熟案例參考、勘察設(shè)計行業(yè)信息化進(jìn)程相對滯后等不利因素制約,騰遠(yuǎn)的信息化建設(shè)仍充滿挑戰(zhàn)。在騰遠(yuǎn)高層領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下,我們最終摸索出了騰遠(yuǎn)自己的信息化建設(shè)道路。
騰遠(yuǎn)信息化建設(shè)大致分為前期調(diào)研、項目整體規(guī)劃咨詢、基礎(chǔ)建設(shè)(硬件軟件部分)、應(yīng)用系統(tǒng)逐步構(gòu)建、信息化系統(tǒng)培訓(xùn)應(yīng)用等五大階段。
一、前期調(diào)研
通過對比國內(nèi)外其他大型勘察設(shè)計單位并結(jié)合對騰遠(yuǎn)現(xiàn)狀的分析,我們認(rèn)為信息化是管理的手段而非目的。信息化建設(shè)過程中的問題也是管理的問題,管理需要信息化給出解決方案,同樣信息化建設(shè)也要為管理指出改進(jìn)方向。通過信息化建設(shè)來拓展管理思維,帶動管理創(chuàng)新,給管理方式提供更多的可能。
我們從公司整體狀況出發(fā),從產(chǎn)值、員工構(gòu)成、組織架構(gòu)等方面入手,將公司運營管理大體分為:經(jīng)營運營線;財務(wù)管理線;技術(shù)質(zhì)量線;專業(yè)生產(chǎn)線;行政人力線;檔案知識線等六大管理線。通過對六大管理線的分析,我們確立了公司信息化建設(shè)的基本目標(biāo):基于戰(zhàn)略,建立系統(tǒng),梳理流程,提高效率。
針對不同的管理線,構(gòu)建不同的信息化體系。目前國內(nèi)勘察設(shè)計行業(yè)的應(yīng)用綜合解決方案,大多存在著深度不夠、“樣樣有,樣樣不精”的問題。我們認(rèn)為選擇一個開放式、支持二次開發(fā)的平臺或配置尤為重要,不但方便信息化系統(tǒng)的實施,也大大節(jié)約了后期維護(hù)成本。
二、項目整體規(guī)劃咨詢
我們在對公司各條管理線現(xiàn)狀及信息化意識分析的基礎(chǔ)上,編寫信息化整體規(guī)劃方案,并通過與相關(guān)負(fù)責(zé)人的溝通調(diào)研,與公司管理規(guī)劃尋找契合點,共同完成規(guī)劃方案,并最終達(dá)成后續(xù)實施步驟以及計劃。
其中,我們與各部門主要負(fù)責(zé)人及熟悉本部門相關(guān)業(yè)務(wù)的骨干員工通力配合、統(tǒng)一思想,對現(xiàn)有工作職責(zé)、流程、規(guī)范、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行共同研討,集中收集用戶使用的各種表格、工作職責(zé)、工作流程、工作規(guī)范、相關(guān)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等資料,堅持由粗到細(xì)、漸進(jìn)明晰、持續(xù)完善的原則,最終確定了信息化各模塊的任務(wù)及功能需求。
三、基礎(chǔ)建設(shè)(硬件及軟件通用部分)
為確保后續(xù)信息化系統(tǒng)正常進(jìn)行,我們首先對硬件環(huán)境及通用軟件環(huán)境進(jìn)行了分析與構(gòu)建,包括機(jī)房改造、建立企業(yè)活動目錄、正版軟件Lic服務(wù)、虛擬化服務(wù)、構(gòu)建企業(yè)無線網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、Vpn方案、企業(yè)防火墻、企業(yè)防垃圾軟件郵件系統(tǒng)、企業(yè)級防病毒系統(tǒng)、備份系統(tǒng)、高可用熱備、服務(wù)器監(jiān)控體系、企業(yè)文件系統(tǒng)、企業(yè)分布式文件系統(tǒng)、文件傳輸系統(tǒng)、企業(yè)郵箱、企業(yè)及時消息系統(tǒng)、視頻會議系統(tǒng)、電話會議系統(tǒng)等19大類。
同時,我們進(jìn)行了信息化規(guī)范建設(shè),包括:
1、賬號使用規(guī)則。
2、網(wǎng)絡(luò)使用規(guī)則。
3、數(shù)據(jù)共享規(guī)則。
4、IT設(shè)備配置的標(biāo)準(zhǔn)。
5、軟件使用規(guī)定。
6、數(shù)據(jù)安全規(guī)則。
7、公司設(shè)備的配置標(biāo)準(zhǔn)。
通過信息化規(guī)范的建設(shè),促進(jìn)員工合理利用公司資源,為信息化系統(tǒng)的后續(xù)運維減少了很大壓力并極大節(jié)省了相關(guān)成本。
四、應(yīng)用系統(tǒng)的逐步構(gòu)建
為實現(xiàn)“基于戰(zhàn)略,建立系統(tǒng),梳理流程,提高效率”這一基本目標(biāo),我們構(gòu)建了騰遠(yuǎn)所需的應(yīng)用系統(tǒng)——OA、ERP及協(xié)同設(shè)計體系。主要內(nèi)容包括:分析騰遠(yuǎn)管理邏輯、構(gòu)建未來管理模式,搭建符合要求的管理應(yīng)用系統(tǒng)、實施管理應(yīng)用系統(tǒng)。
1、騰遠(yuǎn)OA系統(tǒng)——建立公司內(nèi)部的辦公協(xié)作體系,以實現(xiàn)信息發(fā)布、公文流轉(zhuǎn),辦公電子化。包括:騰遠(yuǎn)公司門戶、協(xié)同辦公平臺、個人事務(wù)平臺、知識管理平臺等。
2、騰遠(yuǎn)ERP系統(tǒng)——括營銷管理、項目管理、人力資源管理、財務(wù)管理等模塊。
3、騰遠(yuǎn)綜合生產(chǎn)管理平臺系統(tǒng)(協(xié)同設(shè)計)——建設(shè)一個跨地域、跨繪圖平臺、與管理系統(tǒng)緊密結(jié)合的設(shè)計生產(chǎn)系統(tǒng),確保設(shè)計質(zhì)量管理的可控性、提高設(shè)計效率與專業(yè)配合水平、加強統(tǒng)計匯總與監(jiān)督、實現(xiàn)設(shè)計進(jìn)度與資源的合理配置與優(yōu)化。
五、信息化系統(tǒng)的培訓(xùn)及應(yīng)用
在公司高層領(lǐng)導(dǎo)的全力支持下,全體騰遠(yuǎn)人統(tǒng)一認(rèn)識,由信息部、協(xié)同部等部門牽頭,信息化系統(tǒng)各模塊被迅速應(yīng)用到企業(yè)的日常運營中。同時,加大系統(tǒng)培訓(xùn)力度是信息化系統(tǒng)有效推行的基礎(chǔ),我們專門制定了培訓(xùn)計劃,針對不同層次的員工分組分批分模塊的進(jìn)行針對性培訓(xùn)。中層領(lǐng)導(dǎo)尤其是具體使用系統(tǒng)的部門領(lǐng)導(dǎo)是系統(tǒng)的主要推動者,因此我們加大了對中層領(lǐng)導(dǎo)的培訓(xùn)力度。對公司高層領(lǐng)導(dǎo)我們還采取一對一的培訓(xùn)方式,最大限度地消除新系統(tǒng)的使用障礙,盡快使用戶體驗到信息化建設(shè)帶來的好處。
在新系統(tǒng)推廣應(yīng)用的過程中,我們對用戶提出的修改和改進(jìn)建議進(jìn)行分析和總結(jié),涉及多個部門的修改意見經(jīng)協(xié)商確認(rèn)后,進(jìn)行了一系列改進(jìn),使公司信息化建設(shè)的實施效果得到了提升。
小結(jié)
根據(jù)管理的需要,小步快跑,分步實施。
信息化建設(shè)的目標(biāo)是讓信息化手段幫助到公司管理的轉(zhuǎn)型、進(jìn)步,推進(jìn)新技術(shù)在產(chǎn)品中的迅速應(yīng)用,不能為了信息化而信息化,將線下的Excel?搬到線上,而忽略信息化原有的目的及作用。同時我們也認(rèn)識到,任何一個公司在管理上進(jìn)行轉(zhuǎn)型,都是需要時間的,切忌不能追求速度而違背事情的規(guī)律,需要根據(jù)實際情況,分步驟進(jìn)行,信息化建設(shè)應(yīng)該順勢而行,不應(yīng)該拔苗助長。
基礎(chǔ)建設(shè)扎實穩(wěn)固,盡可能采用成熟方案。
基礎(chǔ)建設(shè)是一筆不小的費用,很多公司在選擇的時候?qū)τ谛詢r比的考慮較多,但不能損失穩(wěn)定性指標(biāo),因為這是后續(xù)信息化建設(shè)的依托,未來的管理系統(tǒng)都建立在這個基礎(chǔ)之上。
信息化為管理服務(wù),信息化牽引管理改進(jìn)。
成熟的信息化系統(tǒng)是管理的結(jié)晶,多學(xué)習(xí)信息化系統(tǒng)背后的精髓,盡可能去理解并運用,通過信息化建設(shè)的不斷加深,在運用中發(fā)現(xiàn)問題并對信息化系統(tǒng)進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)。
經(jīng)過騰遠(yuǎn)信息化建設(shè)的實踐,信息化系統(tǒng)各模塊應(yīng)用基本實現(xiàn)了預(yù)期目標(biāo),企業(yè)的管理水平、新技術(shù)應(yīng)用水平、設(shè)計流程的標(biāo)準(zhǔn)化水平等各個方面均得到較大提升。我們認(rèn)為信息化建設(shè)確實是提高勘察設(shè)計單位管理水平的有效途徑,是助力提升勘察設(shè)計單位核心競爭能力、促進(jìn)企業(yè)創(chuàng)新的強勁引擎。
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